Pada panduan sebelumnya (Bagian 1), kita telah mengenal lebih dekat soal apa itu fitur Pemutaran Publik berikut tampilan halaman pengajuannya yang unik dimana tampilannya berubah mengikuti proses formulir dan siapa yang mengakses. Untuk memudahkan mengetahui data/informasi apa saja yang bisa diakses oleh pengaju maupun publik, kenali lebih dahulu 3 label yang menyertai kolom isian formulir, sebagai berikut:
Publik
Setiap pertanyaan/kolom isian yang memiliki label ini nantinya akan bisa diakses oleh publik pengunjung website, ketika pengajuan telah disetujui.
Pengaju
Setiap pertanyaan/kolom isian yang memiliki label ini hanya bisa diakses oleh akun pengaju terkait (privat), melalui tombol ‘Lihat berkas pengajuan’ pada halaman pengajuan.
Tentatif
Setiap pertanyaan/kolom isian yang memiliki label ini, akses privat atau publiknya akan ditentukan oleh pengelola berdasarkan evaluasi atas formulir pengajuan.
Formulir Pemutaran Publik
Pilih film dari daftar yang tersedia di platform. Hanya film dengan status akses “Izin Dibutuhkan” atau “Bebas Izin” yang bisa kamu ajukan untuk pemutaran publik.
Tentukan tanggal dan waktu pelaksanaan pemutaran. Mengingat durasi proses pengajuan dapat bervariasi bergantung dari isian formulir, tanggal pemutaran yang bisa dipilih dalam kolom adalah minimal 21 hari ke depan.
Tulis perkiraan jumlah penonton yang akan hadir. Angka ini tidak harus tepat, tapi sebaiknya masuk akal dan disesuaikan dengan kapasitas ruang dan skala kegiatanmu.
Pilih provinsi tempat pemutaran akan diadakan.
Pilih nama ruang dari daftar yang muncul. Kalau ruang yang kamu pakai belum ada di sistem, kamu perlu menambahkannya lewat halaman “Tambah Ruang Pemutaran”.
Isi nama ruang, alamat lengkap, tautan Google Maps, dan provinsi dengan benar. Karena data ruang tidak dimoderasi, pastikan kamu tidak menggandakan ruang yang sudah ada. Pelajari lebih lanjut tentang Ruang Pemutaran.
Halaman formulir Pemutaran Publik mungkin perlu dimuat ulang untuk memastikan data ruang pemutaran yang baru saja diisi bisa muncul dalam kolom pilihan.
Tuliskan latar belakang, tema, atau alasan kamu memilih film tersebut. Deskripsi ini membantu pembuat film, tim pengelola dan juga publik (ketika pengajuanmu disetujui) dalam memahami konteks acara yang akan kamu selenggarakan.
Tips!
Gunakan gaya bercerita yang santai tapi tetap informatif. Misalnya: “Pemutaran ini merupakan bagian dari program komunitas kami yang rutin membahas isu-isu lingkungan bersama warga desa.”
Kalau kamu punya proposal kegiatan atau TOR, kamu bisa menautkannya di sini (Google Docs, PDF, atau format lainnya).
Beberapa hal yang bisa kamu cantumkan dalam TOR:
- Tujuan dan tema acara
- Rangkaian kegiatan
- Target peserta
- Deskripsi ruang dan kapasitas
- Permintaan khusus, seperti menyembunyikan detail lokasi acara (Ruang Pemutaran) dari halaman publik (penting untuk acara yang sensitif atau berisiko). Perlu diketahui bahwa provinsi ruang pemutaran akan tetap dimunculkan terlepas informasi ruang pemutaran disembunyikan atau tidak.
Tips!
Kamu bisa menggunakan proposal/TOR untuk menjelaskan informasi yang tidak bisa kamu sampaikan di kolom formulir. Sertakan konteks sosial, alasan pemilihan film dan jika perlu, penjelasan mengapa lokasi dirahasiakan.
Pilih media atau platform yang akan kamu gunakan untuk menyebarkan informasi tentang acara pemutaran: Instagram, Twitter, website, selebaran cetak, dan sebagainya.
Isi kolom ini jika kamu punya anggaran untuk memberi screening fee kepada pembuat film. Screening fee tidak wajib, tapi pengajuan yang menyertakannya akan diprioritaskan. Pengelola akan membantumu mengatur proses ini. Detail lebih lanjut perihal ini diatur dalam Syarat dan Ketentuan Pemutaran Publik.
Pilih “Ya” bila kamu hendak mengadakan diskusi setelah pemutaran berlangsung.
(*hanya muncul bila kolom sebelumnya menjawab “Ya”)
Jawab “Ya” bila kamu berencana untuk menghadirkan pembuat/perwakilan film sebagai narasumber diskusi. Informasi relevan yang terkait undangan ini akan diteruskan ke email pembuat film. Setiap respon balik dari pembuat film akan otomatis diteruskan ke email pengaju (email Penanggung Jawab/PIC). Ada tidaknya respon balik dari pembuat film di luar dari kontrol pengelola.
(*hanya muncul bila kolom sebelumnya menjawab “Ya”)
Pilih salah satu bentuk kehadiran pembuat film yang kamu harapkan: Daring, Luring, atau Fleksibel.
(*hanya muncul bila kolom sebelumnya menjawab “Ya”)
Tentukan bentuk dukungan yang bisa kamu sediakan untuk pembuat film, seperti transportasi, fee, akomodasi, atau tidak ada.
Identitas PIC nantinya akan muncul di website. Nama ini otomatis diambil dari akun kamu, tapi bisa disesuaikan, semisal menambahkan nama komunitas/organisasi. Contoh: Joan Doe — Forum Film Dokumenter
Pastikan isi dengan alamat email yang kamu aktif pakai dan bisa menerima notifikasi dari sistem. Penyedia email yang dipakai WAJIB menggunakan provider Google (gmail/Google Workspace). Secara default/otomatis, kolom ini akan terisi dengan email akunmu.
Tentang Ruang Pemutaran
Ruang pemutaran adalah informasi mengenai tempat fisik di mana acara pemutaran film akan berlangsung. Di dalam website filmdokumenter.id, data ruang pemutaran dikelola sebagai entitas yang terpisah dari formulir pengajuan acara. Ada dua alasan utama mengapa ruang pemutaran dipisahkan dari formulir pengajuan acara:
- Karakter pemutaran film di Indonesia
Terutama dalam konteks komunitas atau pemutaran alternatif, ruang pemutaran cenderung tidak berpindah‑pindah. Banyak komunitas memutar film di ruang yang sama secara rutin. Dengan memisahkan data ruang dari data acara, kamu tidak perlu berulang kali mengisi detail ruang untuk setiap pengajuan baru. - Memudahkan pengajuan ke depan
Begitu ruang pemutaran terdaftar, ruang tersebut dapat dipilih langsung di formulir pengajuan berikutnya. Ini menghemat waktu dan meminimalkan risiko kesalahan penulisan atau informasi yang tidak konsisten.
Setiap kali kamu mengajukan pemutaran publik, kamu perlu memilih salah satu ruang yang sudah terdaftar atau menambahkan ruang baru bila belum tersedia.
Langkah Mengisi Formulir Ruang Pemutaran
Karena penamaan dan data ruang pemutaran akan digunakan berulang kali, pastikan kamu mengisinya dengan benar. Hal ini penting untuk mencegah duplikasi data yang membingungkan sistem, pengguna lain, bahkan pengunjung website yang tertarik mengikuti pemutaran nantinya.
Sebelum menambahkan ruang baru, cek terlebih dahulu apakah ruangmu sudah terdaftar atau belum. Berikut langkah‑langkahnya:
- Buka formulir Pemutaran Publik.
- Isi kolom provinsi terlebih dahulu.
Setelah kamu memilih provinsi, sistem akan menampilkan daftar ruang pemutaran yang sudah ada di wilayah tersebut. - Cari nama ruangmu di daftar.
Periksa dengan teliti apakah nama ruang sudah pernah dimasukkan oleh orang lain. Kadang nama ruang bisa mirip atau ditulis berbeda. Pastikan tidak ada duplikasi. - Jika ruang sudah ada, pilih ruang tersebut.
Kamu tidak perlu menambahkan ruang baru. - Jika ruang belum ada, klik opsi “Tambah Ruang Pemutaran”.
Lengkapi kolom berikut dengan jelas dan akurat:- Nama Ruang : tulis sesuai nama yang umum digunakan.
- Alamat Lengkap : tulis nama jalan, nomor, atau keterangan lain yang memudahkan.
- Tautan Google Maps : pastikan tautannya benar dan langsung mengarah ke lokasi.
- Provinsi : pastikan sesuai dengan lokasi ruang.
- Pilih ‘Simpan’, tunggu hingga pesan keberhasilan muncul dan halaman yang terakhir kali dikunjungi dimuat ulang secara otomatis.
Semoga pemaparan terkait ruang pemutaran maupun kolom isian dalam formulir Pemutaran Publik bisa membantumu dalam merancang acara pemutaran dan menyiapkan semua kebutuhan yang diperlukan dalam mengisi formulir secara matang agar pengajuanmu bisa diproses dengan baik. Panduan selanjutnya akan membahas bagaimana formulir diproses dari awal hingga akhir, bagaimana pengaju memiliki peran di dalamnya, serta teknis dan pelaporan pemutaran.
Lanjut ke: Panduan Pemutaran Publik (Bagian 3)